Mise à jour : Avril 2026
Consentement Données de Santé / Health Data Consent
Cette page explique comment les données de santé des patients peuvent être traitées via l'assistant Helmai (voix, transcription, triage, tâches) pour aider les cabinets dentaires et autres structures de santé à mieux organiser la prise en charge.
Le cabinet reste responsable des traitements de données de santé ; Helmai intervient comme outil et sous-traitant technique.
FR
1. Qui est responsable de vos données ?
Votre cabinet dentaire ou centre de santé (ci-après le « Cabinet ») reste responsable des traitements de vos données personnelles et de santé. Helmai fournit une solution d'assistant numérique utilisée par le Cabinet pour mieux organiser vos demandes, mais ne remplace pas le professionnel de santé.
2. Quel est le rôle de Helmai ?
Helmai aide l'équipe du Cabinet à :
- recueillir plus efficacement les informations que vous partagez (par téléphone ou message) ;
- prioriser les demandes (urgence, douleur, suivi, administratif, etc.) ;
- créer des tâches et rappels internes afin de s'assurer que votre demande est bien traitée ;
- garder une meilleure trace des échanges pour la coordination de votre prise en charge.
Helmai n'est pas un professionnel de santé, ne pose pas de diagnostic et ne décide pas de votre traitement. Toutes les décisions médicales restent prises par votre praticien.
3. Quelles données sont traitées ?
Selon les situations et les réglages choisis par le Cabinet, les données suivantes peuvent être traitées via Helmai :
- vos informations d'identification (nom, prénom, date de naissance ou identifiant interne, coordonnées) ;
- les informations liées à votre santé que vous communiquez (douleurs, symptômes, motif de consultation, antécédents pertinents, contexte de votre appel) ;
- les enregistrements et transcriptions de vos appels, lorsque ces fonctionnalités sont activées par le Cabinet ;
- les actions internes du Cabinet (création de rendez-vous, tâches de suivi, notes internes, notifications).
4. Pour quelles finalités et sur quel fondement ?
Vos données sont utilisées par le Cabinet pour :
- comprendre et prioriser votre demande (urgence, douleur, suivi, etc.) ;
- organiser vos rendez-vous et rappels ;
- améliorer la qualité et la traçabilité de votre prise en charge.
Le fondement juridique dépend de votre situation et du cadre applicable au Cabinet : en principe votre consentement, ou dans certains cas une autre base prévue par la loi (prise en charge de soins, intérêt public dans le domaine de la santé, urgence, etc.). Le Cabinet vous indique, lorsque nécessaire, sur quel fondement vos données sont traitées.
5. Où sont hébergées vos données et qui y a accès ?
Les données traitées via Helmai sont hébergées sur des serveurs sécurisés situés principalement dans l'Union européenne (région AWS EU – Paris, eu-west-3). Helmai vise un niveau de sécurité aligné sur les exigences applicables aux données de santé (voie HDS).
Ont accès à vos données, dans des conditions strictement encadrées :
- l'équipe du Cabinet, dans la limite de ce qui est nécessaire à votre prise en charge ;
- l'équipe restreinte de Helmai, uniquement en cas de besoin technique ou de support, et sous obligation stricte de confidentialité ;
- certains prestataires techniques de Helmai (hébergeur, téléphonie, outils de monitoring), eux-mêmes soumis à des obligations contractuelles de sécurité et de confidentialité.
Aucune donnée n'est vendue à des tiers ni utilisée pour de la publicité.
6. Combien de temps sont conservées vos données ?
Les durées de conservation sont définies par le Cabinet, en fonction :
- de ses obligations légales et déontologiques (notamment dossier patient) ;
- de ses besoins organisationnels et de suivi.
Les enregistrements, transcriptions et résumés issus de Helmai sont conservés pendant une durée compatible avec ces obligations puis supprimés ou anonymisés. À la fin du contrat entre le Cabinet et Helmai, un processus de réversibilité est mis en œuvre (export et suppression ou anonymisation des données, sauf obligation légale de conservation).
7. Quels sont vos droits ?
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez notamment :
- d'un droit d'accès à vos données ;
- d'un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- d'un droit d'effacement de certaines données, dans les limites prévues par la loi ;
- d'un droit à la limitation du traitement dans certains cas ;
- d'un droit d'opposition à certains traitements, pour des raisons tenant à votre situation particulière, lorsque la loi le permet ;
- d'un droit à la portabilité de vos données, lorsque applicable.
Pour exercer ces droits, vous pouvez vous adresser en priorité à votre Cabinet, qui reste responsable de traitement. Vous pouvez également contacter Helmai à privacy@helmai.com, qui orientera votre demande vers le Cabinet lorsque cela concerne vos données de santé.
8. Retrait de votre consentement
Lorsque vos données sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements déjà réalisés, mais peut limiter ou empêcher l'utilisation de certaines fonctionnalités de l'assistant pour vous. Le Cabinet vous expliquera concrètement l'impact d'un retrait éventuel sur votre prise en charge.
9. Modèle de formulation de consentement
Exemple de texte que le Cabinet peut adapter dans ses formulaires ou scripts (à adapter selon sa pratique et son cadre réglementaire) :
« En utilisant les services de mon cabinet, je suis informé(e) qu'un assistant numérique Helmai peut être utilisé pour recueillir, transcrire et structurer certaines informations relatives à ma santé, à mes symptômes et à ma demande de prise en charge, afin d'aider l'équipe soignante à organiser mon suivi.
Je suis informé(e) que mon cabinet reste pleinement responsable de ma prise en charge, qu'Helmai n'est qu'un outil d'aide à l'organisation et ne remplace pas un professionnel de santé, et que mes données sont traitées de manière sécurisée, principalement au sein de l'Union européenne, sans revente ni publicité.
Je peux à tout moment demander des informations sur ces traitements ou exercer mes droits d'accès, de rectification ou de suppression de mes données en m'adressant au cabinet.
[Case à cocher] J'ai compris les informations ci-dessus et je consens à ce que mes données soient traitées via l'assistant Helmai dans le cadre de ma prise en charge. »
EN – Summary (non-binding)
- Your clinic remains fully responsible for your health data and uses Helmai as a digital assistant to better capture and organise your requests.
- Data such as your contact details, symptoms and call transcripts may be processed to prioritise your care and follow-up; Helmai never replaces a healthcare professional.
- Data is hosted securely in the EU (AWS EU – Paris) and is not sold or used for advertising; access is restricted to the clinic, a limited Helmai team and key technical providers under strict confidentiality.
- You can ask your clinic to access, correct or delete your data, within legal limits, and you may withdraw your consent when consent is the legal basis, which may limit the use of some assistant features.