Rappels
Moins de rendez-vous manqués : un e-mail à tous, puis un SMS à ceux qui sont à risque et n’ont pas répondu.
Qui décide : l’équipe, la veille à 18 h, pour les plus à risque.
L’accueil IA des cabinets dentaires
Plus aucun patient sans réponse. Plus aucun devis oublié.
Helmai répond aux appels, e-mails, SMS et formulaires, et prépare chaque demande. Conçu avec des chirurgiens-dentistes : votre équipe décide.
Votre cabinet, joignable à toute heure.
168 hjoignables par semaine, contre 42 h 30 cabinet seul*
4canaux : appel, e-mail, SMS et formulaire
1 clicpour la réponse du praticien
3étapes par automatisme : coupé, test, actif
* Cabinet ouvert 42 h 30 sur les 168 h d’une semaine.
Chaque demande arrive comprise.
Helmai écoute, trie et prépare. Votre équipe décide, le patient a sa réponse.
Helmai répond à chaque appel, même à 19:42, questionne le patient et remplit la fiche.
L’urgence vient des symptômes et de la gêne. Jamais de l’heure, jamais du mot « urgent ».
Il lit la fiche et répond en un clic, ou demande une précision.
Le secrétariat propose trois horaires par SMS. Le patient répond, le rendez-vous est réservé.
Helmai repère les devis non signés. Un clic les envoie en signature, une relance part avant que le lien expire.
Huit services
Chaque demande suivie, jusqu’au bout.
Créneaux
Le secrétariat propose des horaires adaptés au motif. Le patient choisit le sien.
Qui décide : le secrétariat propose, le patient choisit.
Consentements
Helmai liste les consentements qui manquent avant les prochains rendez-vous. Un clic les envoie en signature.
Qui décide : l’équipe choisit quoi envoyer, et à qui.
Devis
Aucun devis oublié : repéré non signé, envoyé en signature, relancé avant que le lien expire.
Qui décide : l’équipe, en un clic.
Impayés
Les impayés relancés avec un lien de paiement par carte, selon votre calendrier. Les soins interrompus signalés.
Qui décide : l’équipe. L’automatisme démarre coupé.
Réponses
La réponse est déjà écrite : un brouillon et sa version SMS pour chaque e-mail.
Qui décide : rien ne part sans un clic de l’équipe.
Pièces jointes
Chaque pièce jointe reconnue sans l’ouvrir, prête à classer au bon dossier.
Qui décide : l’équipe confirme le classement.
Même numéro
Une mère appelle pour son fils ? Helmai demande de qui il s’agit avant de rattacher la demande.
Qui décide : en cas de doute, l’équipe choisit le dossier.
Devis
Le devis compris, signé, puis réglé.
« Ma mutuelle rembourse combien ? » La question arrive à l’équipe, déjà qualifiée. Helmai ne promet jamais un remboursement.
Une IA qui se vérifie, pas qui se croit sur paroleRien à changer.
Rien à changer.
Gardez la main sur chaque patient.
Confier son accueil téléphonique et ses devis à une IA ne doit jamais revenir à signer un chèque en blanc. Helmai se branche sur votre existant, retire les données sensibles avant lecture, et vous laisse tout vérifier à blanc avant d’activer.
- Une fuite médicale ne s’annule pasIBAN, NIR, adresse et téléphone sont retirés à Paris (HDS) avant même que l’IA ne lise l’e-mail.
- Paris · HDSEn Europe aujourd’hui, vers nos propres modèlesHébergement à Paris (HDS) et IA en Europe, avec internalisation progressive sur nos propres modèles et serveurs dédiés.
- En cas de litige, une preuve opposableChaque devis signé par code SMS génère un certificat à la seconde et un PDF scellé dans un service séparé.
Sécurité
En santé, la confiance ne se promet pas : elle se prouve.
N’importe quel logiciel peut promettre dans ses conditions générales qu’il protège vos patients. Chez Helmai, vous le vérifiez vous-même : masquage avant l’IA, devis scellés à part, journal d’accès complet — et une trajectoire d’indépendance totale en Europe.
- Hébergé à ParisApplication et base de données chez AWS, région Paris, sur une infrastructure certifiée HDS.
- CloisonnéChaque organisation est isolée. Droits par rôle et par centre : chacun ne voit que ses centres.
- ChiffréNuméro de sécurité sociale chiffré en base (AES-256). Clés d’API stockées hachées, révocables à tout moment.
- IA en EuropeL’IA Helmai et ses modèles tournent en Europe, sur une infrastructure certifiée HDS. La voix des appels est traitée en Europe ; avant lecture, les e-mails sont expurgés des IBAN, NIR, adresses et numéros.
- Signature scelléeCode à usage unique valable 10 minutes, certificat horodaté à la seconde, PDF scellé.
- Tracé, vérifiéAccès aux dossiers journalisés : qui, quand, quoi, d’où. Accusés et paiements vérifiés par signature.
Notre cap · Souveraineté & preuve
Pourquoi nous internalisons nos modèles et nos preuves.
Aujourd’hui · Ce que vous vérifiez dans l’app
Données et application à Paris (certifié HDS), IA Helmai en Europe. Chaque e-mail est expurgé (IBAN, NIR, adresse) avant lecture par l’IA, chaque accès au dossier est tracé dans le journal, et chaque devis signé produit un PDF scellé et horodaté à part.
Le cap · Zéro dépendance extérieure
Dépendre d’une boîte noire fermée, c’est subir ses pannes, ses tarifs ou ses changements de règles. Déjà opérés en Europe sur infrastructure certifiée HDS, nous internalisons progressivement nos propres modèles sur nos propres serveurs, pour rendre tout le flux (matériel, modèle, masquage, signature) vérifiable de bout en bout.
01Ce que l’IA ne voit jamaisActif · Paris HDS
02Où tourne l’intelligence (sans levier extérieur)En Europe → Internalisé
03Ce que vous pouvez prouver au patientPreuve opposable
ArchitectureAPI et base à Paris (HDS)E-mails expurgés avant l’IAIA Helmai en EuropeSignature scellée dans un service séparéCap : modèles & serveurs internalisés, flux vérifiables
L’équipe reste auprès des patients. Helmai prend le reste.
Co-fondé avec un chirurgien-dentiste associé. Helmai prépare, votre équipe décide, le patient a sa réponse.
- Le praticien décide, en un clic
- Le secrétariat coordonne
- Le patient a sa réponse
Des tarifs publics, ajustés à votre volume.
Solo
79 € /mois
Les appels hors horaires.
- Accueil hors horaires
- Base de 200 appels
- Demandes pré-qualifiées
- File de travail de l’équipe
ProRecommandé
149 € /mois
Appels, e-mails et suivi patient.
- Base de 400 appels
- E-mails patients triés et préparés
- Orientation praticien ou secrétariat
- Accompagnement prioritaire
Groupe
Sur devis
Centres et réseaux multi-sites.
- Périmètre multi-sites
- Volumes adaptés
- Support dédié
- Pilotage centralisé
Volumes et connexions validés pendant la démo.
Guides pour les cabinets dentaires
OrganisationPiloter les opérations du cabinet dentaire
Rendez-vousRendez-vous non honorés : la méthode en trois temps
DevisDevis non signé : relancer sans braquer le patient
ComparatifTélésecrétariat ou accueil IA : ce qui change
SécuritéDonnées de santé : ce qu’un cabinet doit exiger
IdentitéPlusieurs patients sur un même numéro
MessagesPièces jointes : ordonnances, radios, mutuelles
Questions fréquentes
Une autre question ? Posez-la en démo.
En quoi Helmai est différent d’un télésecrétariat ?
Un télésecrétariat prend un message. Helmai pré-qualifie la demande selon vos règles cliniques, l’oriente vers le praticien ou le secrétariat et la suit jusqu’au bout : créneau, devis, consentement, règlement.
Comment Helmai repère-t-il une urgence dentaire ?
Par les symptômes décrits et leur retentissement, selon vos règles. Gonflement, fièvre, saignement, traumatisme ou dent expulsée : urgence d’emblée, ou orientation vers le 15 devant un signe de gravité. Une douleur est classée urgente si elle empêche de dormir ou de travailler. Ni l’heure de l’appel ni le mot « urgent » ne suffisent.
Helmai prend-il les rendez-vous directement au téléphone ?
Non : l’agent vocal ne promet jamais d’horaire. Le praticien ou le secrétariat valide l’orientation, propose des créneaux adaptés à l’acte par SMS ou e-mail, et le patient choisit le sien.
Les réponses écrites partent-elles toutes seules ?
Non. Pour chaque e-mail reçu, Helmai prépare un brouillon et sa version SMS, reconnaît les pièces jointes (radio, ordonnance, mutuelle, devis) et signale tout horaire promis, avis médical ou urgence ignorée. L’équipe relit et envoie en un clic.
Helmai répond-il aux questions de mutuelle et de remboursement ?
Il les identifie, les rattache au devis en cours et les transmet à l’équipe avec le contexte du dossier. Il ne promet jamais un remboursement ni un accord de prise en charge : la réponse vient toujours du cabinet.
Comment fonctionne la signature électronique des devis et des consentements ?
Le patient reçoit un lien par SMS ou e-mail, consulte son document sur son téléphone et le signe avec un code à usage unique à 6 chiffres valable 10 minutes. Le PDF est scellé, horodaté à la seconde avec sa page de preuve et classé au dossier.
Comment Helmai réduit-il les rendez-vous non honorés sans annuler à votre place ?
Un e-mail de confirmation part à J-2, puis un SMS ciblé à J-1 uniquement aux patients à risque restés sans réponse. La veille en fin de journée, l’équipe tranche sur la courte liste des non-confirmés : garder le créneau ou le libérer.
Où sont hébergées les données de santé et l’IA Helmai ?
L’application et la base de données sont hébergées à Paris, et l’IA Helmai ainsi que le traitement de la voix tournent en Europe, sur des infrastructures certifiées HDS. Le numéro de sécurité sociale est chiffré en base (AES-256) et les e-mails sont expurgés des IBAN, NIR, adresses et numéros avant lecture par l’IA.
Faut-il changer de logiciel de gestion ou de numéro ?
Non. Helmai se branche sur votre numéro de téléphone actuel, votre boîte e-mail, votre agenda et votre logiciel de gestion. Chaque automatisme démarre coupé, passe en test, puis en actif quand vous le décidez.
Helmai convient-il à un cabinet individuel comme à un centre dentaire multi-sites ?
Oui. Co-fondé avec un chirurgien-dentiste associé, l’outil s’adapte au cabinet d’un praticien (appels hors horaires, suivi des devis) comme aux cabinets de groupe et centres multi-sites (cloisonnement par centre, droits par métier, pilotage centralisé).