Gestion des absences, annulations et retards
Helmai repère les absences, annulations et retards, les transforme en actions suivies et prépare la relance adaptée.
Éviter que les absences et annulations restent dispersées entre agenda, téléphone et notes.
Absence non justifiée, demande d'annulation, retard, modification ou report de rendez-vous.
À replanifier, à relancer, à facturer selon règle cabinet, à orienter secrétariat.
L'équipe garde la main avant envoi ou action sensible.
De la demande brute à l'action prête.
Détection
Le signal d'absence, retard ou annulation est isolé.
Contexte
Helmai rattache le patient et résume ce qui s'est passé.
Règle
L'action proposée suit les règles du cabinet.
Suivi
L'action reste dans la file jusqu'à résolution.
Ce que Helmai comprend avant que l'équipe ouvre la demande.
L'objectif n'est pas de répondre plus vite à l'aveugle. C'est d'arriver devant l'équipe avec le bon contexte, la bonne orientation et une action déjà préparée.
Un patient écrit 40 minutes avant le rendez-vous pour dire qu'il ne pourra pas venir.
Orientation secrétariat avec suivi absence.
Tâche d'annulation, message de replanification et signal agenda à vérifier.
Le secrétariat applique la règle cabinet avant toute relance.
Ce qui reste à reconstruire.
Ce qui devient actionnable.
Préparé, mais pas envoyé à l'aveugle.
Helmai prépare le travail que l'équipe relit, ajuste et valide. C'est l'inverse d'un canal de plus à surveiller.
Questions fréquentes
Helmai gère-t-il les rendez-vous non honorés ?
Peut-on distinguer annulation, retard et absence ?
Helmai modifie-t-il l'agenda tout seul ?
Le reste du flux patient.
Qualification des appels patients
Helmai transforme les appels entrants et appels manqués en demandes qualifiées, priorisées et prêtes à traiter par la bonne personne.
Traitement des e-mails patients
Helmai classe les e-mails patients, rattache le bon dossier, résume la demande et prépare les réponses à relire.
Consentement, identité et rattachement patient
Helmai rend visibles les signaux de consentement, d'identité et de rattachement patient avant qu'une action soit envoyée.