Devis, signature et suivi documentaire
Helmai prépare le suivi des devis, documents à signer et relances associées pour éviter les fils éparpillés.
Faire passer un devis ou document d'un fil patient à une action claire.
Demande de devis, document joint, signature attendue, question sur traitement ou relance devis.
Document à vérifier, signature à suivre, réponse à relire, relance à préparer.
L'équipe garde la main avant envoi ou action sensible.
De la demande brute à l'action prête.
Demande
Le patient écrit ou appelle au sujet d'un devis ou document.
Document
Helmai signale le document, la signature ou la pièce à vérifier.
Action
Une réponse ou relance est préparée.
Suivi
Le dossier reste visible jusqu'à signature ou traitement.
Ce que Helmai comprend avant que l'équipe ouvre la demande.
L'objectif n'est pas de répondre plus vite à l'aveugle. C'est d'arriver devant l'équipe avec le bon contexte, la bonne orientation et une action déjà préparée.
Un patient demande où signer son devis d'implant et pose une question sur le calendrier du traitement.
Orientation secrétariat avec point dentiste si nécessaire.
Résumé devis, signal signature et réponse à valider sur les étapes suivantes.
L'équipe relit la partie clinique avant envoi.
Ce qui reste à reconstruire.
Ce qui devient actionnable.
Préparé, mais pas envoyé à l'aveugle.
Helmai prépare le travail que l'équipe relit, ajuste et valide. C'est l'inverse d'un canal de plus à surveiller.
Questions fréquentes
Helmai peut-il suivre les signatures de devis ?
Les réponses devis sont-elles automatiques ?
Pourquoi mettre les devis dans la file de travail ?
Le reste du flux patient.
Qualification des appels patients
Helmai transforme les appels entrants et appels manqués en demandes qualifiées, priorisées et prêtes à traiter par la bonne personne.
Traitement des e-mails patients
Helmai classe les e-mails patients, rattache le bon dossier, résume la demande et prépare les réponses à relire.
Gestion des absences, annulations et retards
Helmai repère les absences, annulations et retards, les transforme en actions suivies et prépare la relance adaptée.